Durante il lockdown le riunioni online e le videoconferenze hanno acquisito un nuovo significato consentendo la comunicazione frontale quando il contatto diretto non era possibile. La diffusione mondiale del Coronavirus ha avuto un impatto significativo sulle abitudini del mondo globalizzato, presentando sfide inimmaginabili fino a poco tempo fa. Per questo Sennheiser ha svolto un’importante ricerca analizzando gli aspetti più rilevanti del cambiamento in atto.

Perché le videoconferenze sono il nuovo standard dopo la crisi Covid?

L’importanza dei contatti e delle comunicazioni interpersonali, soprattutto in situazioni difficili, è testimoniata dall’aumento esorbitante del numero di riunioni online in tutto il mondo. Dato confermato anche dai download di ZOOM Cloud Meetings, passati da 2,35 milioni a 35,95 milioni tra febbraio ed aprile 2020. In questa particolare situazione, coloro che hanno preso sul serio la trasformazione digitale adattandosi rapidamente ai cambiamentii, usciranno rafforzati dalla crisi anticipando i concorrenti.

L’accettazione delle soluzioni digitali è aumentata anche tra coloro che in precedenza avevano poca esperienza con le riunioni online o semplicemente preferivano incontri diretti. Milioni di persone in tutto il mondo sono rimaste in contatto e hanno potuto lavorare grazie alle nuove tecnologie, dimostrando come i moderni strumenti di comunicazione sono indispensabili per salvaguardare l’economia e anche le relazioni interpersonali.

Meno viaggi, più distanza: le nuove soluzioni

La crisi sanitaria e le relative conseguenze impongono a molte aziende la costante riduzione dei costi. Inoltre, non sempre le riunioni in loco ripagano al 100% i costi dovuti a viaggi e pernottamenti. Il lockdown ha reso i viaggi d’affari quasi impossibili, allo stesso tempo però, la crisi ha anche dimostrato che molti viaggi di lavoro non sono necessari. Non ha senso percorrere centinaia di chilometri per una riunione di due ore se i partecipanti possono invece tenere una riunione online con un’eccellente qualità dell’immagine e del suono. In futuro, per proteggere la salute dei propri dipendenti e risparmiare sui costi e sui tempi di viaggio, le aziende eviteranno il più possibile i viaggi di lavoro, contribuendo inoltre a dare un esempio positivo in termini di sostenibilità grazie alla riduzione delle emissioni di CO2.

Il confronto: costi di un viaggio di lavoro medio rispetto alla creazione di una sala riunioni professionale

Supponiamo che un dipendente percorra una distanza media di 600 chilometri, in media sei volte all’anno per motivi professionali. Le spese di viaggio per una sola persona sono quindi di circa 3.720 euro all’anno. I costi una tantum per l’allestimento di una sala riunioni di medie dimensioni ammontano a circa 9.900 euro, mentre salirebbero a 18.100 euro per una di grandi dimensioni.

Questo è il primo insegnamento della crisi: le riunioni online sono un’alternativa orientata al futuro, utile a risparmiare risorse e budget rispetto ai viaggi di lavoro. Gli incontri online ordinari però non bastano, serve un’autentica cultura dell’incontro.

Certo, le riunioni online non riprodurranno mai completamente la comunicazione che si instaura negli incontri diretti, non essendoci una presenza fisica immediata nello stesso luogo. Tuttavia, il Covid ci ha dimostrato che alternative affidabili sono necessarie con urgenza, soprattutto quando non è possibile viaggiare e l’home office evidenzia i suoi limiti. Ciò vale in modo particolare per le videoconferenze più importanti, dove la mancanza di un contatto diretto deve essere compensata professionalmente.

La seconda lezione da imparare dalla crisi è che, indipendentemente dalla riunione, l’attrezzatura e il design della sala sono decisivi per la buona riuscita dell’incontro. La voce, le espressioni facciali, i gesti e il movimento di una persona nella stanza devono essere trasmessi perfettamente. Tutto ciò è fondamentale per creare una sensazione di connessione mentale e sociale, anche se i partecipanti non sono fisicamente presenti nella stessa stanza. Questo è l’unico modo per garantire che le riunioni online professionali non siano in alcun modo inferiori alle classiche riunioni.

Quali vantaggi offre una sala riunioni attrezzata professionalmente rispetto a riunioni con attrezzatura standard?

• Atmosfera di riunione autentica (mobili, illuminazione, strumenti e tecnologia) per una piena collaborazione flessibile e trasversale
• La tecnologia, già installata, della sala riunioni è affidabile e rapida
• Non è necessaria una nuova configurazione per ogni singola riunione: sono possibili riunioni ad hoc in qualsiasi momento
• Grazie alla rete aziendale è garantito il funzionamento di tutto l’hardware e il software
• Soluzioni di prodotto di alta qualità consentono una comunicazione fluida
• Il valore di un sistema per sale riunioni sottolinea la professionalità e il prestigio di un’azienda

I migliori sistemi per videoconferenze Sennheiser distribuiti da Irbema

I numerosi vantaggi appena descritti e la rapida evoluzione culturale in atto costituiscono il motivo per cui Irbema commercializza solo i migliori prodotti per videoconferenze come quelli a marchio Sennheiser. Ad esempio, il microfono da soffitto TeamConnect Ceiling 2 di Sennheiser assicura che la comunicazione venga trasmessa in maniera chiara senza alcuna perdita nella qualità dell’audio.